Durch eine gezielte Abfrage nach der Menge, Belegart und Art Ihrer Unterlagen ermitteln wir zunächst Ihren Bedarf, um ein erstes Angebot mit konkreten Vorschlägen zur Umsetzung erstellen zu können. Um Ihr Archiv besser einschätzen und ein konkretes Angebot abgeben zu können, bieten wir zu dem einen kostenlosen Probearchivierungslauf an.

Auf Wunsch erfasst unser Angebot auch die Verpackung und Abholung Ihrer Belege an Ihrem Standort. Selbstverständlich legen wir bereits beim Transport besonderen Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten! Gerne können Sie diese alternativ selbst anliefern beziehungsweise uns per Kurier oder Post zusenden.

In der Belegaufbereitung werden Ihre Unterlagen jetzt auf die Digitalisierung vorbereitet: Mehr als 20 Aufbereiter kontrollieren hier den Zustand der Belege, entfernen Bindungen, kleben Risse, glätten Falten, sortieren. Darüber hinaus versehen wir die Papiere in diesem Schritt zur elektronischen Dokumententrennung mit Barcodes.

Nach der professionellen Aufbereitung sind Ihre Belege nun bereit für die Digitalisierung: Mithilfe unserer Hochleistungsscanner verarbeiten unsere Mitarbeiter die Belege in Bündeln zu je 500 Blatt bei optimaler Qualität. Vorder- und Rückseiten werden gleichzeitig gescannt – der Scanner erkennt und löscht dabei leere Seiten automatisch. Danach werden die aufgeklebten Barcodes ausgewertet, um die Dokumententrennung vorzunehmen.

Jetzt bereiten unsere Mitarbeiter in der Datenerfassung die digitalen Dokumente auf die Ausgabe vor: Zu jedem Dokument werden die entsprechenden Suchbegriffe und Schlagworte erfasst, die bei der späteren digitalen Recherche zum Einsatz kommen sollen.

Nach der erfolgreichen Aktendigitalisierung, Datenerfassung sowie der Ausgabe folgt eine umfassende Qualitätskontrolle, bevor wir uns wieder Ihren Akten in Papierform widmen. Rückgabe, Vernichtung nach Datenschutzrichtlinien oder eine Langzeitlagerung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist in unserem Sicherheitslager: Auch hier legen Sie fest, was mit Ihren Belegen geschehen soll.